1) ข้อมูล
ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นหรือมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน เช่น บันทึกข้อความ รายงานการประชุม ข้อมูลบนหน้าเว็บเพจ เหตุการณ์ต่างๆที่พบเห็น เป็นต้น
2) สารสนเทศ
สารสนเทศ (information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งถูกต้อง แม่นยำและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ เช่น การหาค่าเฉลี่ยของอุณหภูมิสูงสุดและต่ำสุดในแต่ละวันเพื่อนำไปวิเคราะห์สาเหตุการเปลี่ยนแปลงทางธรรมชาติที่เกิดขึ้น เป็นต้น
3) ลักษณะของข้อมูลที่ดี
ข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ เช่น ชื่อ-ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ คะแนนนักเรียน รายงาน บันทึกการเรียน ปริมาณระยะทาง เป็นต้น โดยข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
3.1 มีความถูกต้องและแม่นยำ เป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก เพราะหากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่น่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็ไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ได้
3.2 มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์กระชับและชัดเจนก็จะทำให้ข้อมูลนั้นมีคุณภาพ เกิดความน่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านั้นได้เต็มประสิทธิภาพ
3.3 ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน ข้อมูลที่มีความถูกต้อง สด ใหม่ และทันเหตุการณ์ ทำให้ผู้ได้เปรียบคู่แข่ง อย่างมาก เช่น การรายงานข่าวด่วน เป็นต้น ทั้งนี้ข้อมูลที่ได้จะต้องมีความถูกต้องและสมบูรณ์ด้วย
3.4 ความสอดคล้องของข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูล ควรวางแผนหรือสรุปเป็นหัวข้อตามความต้องการของผู้ใช้งาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความตองการของผู้ใช้มากที่สุด
4) ชนิดและลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้แก่
4.1 ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (numeric data) ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวนได้ ซึ่งเขียนได้หลายรูปแบบคือ
- เลขจำนวนเต็ม คือ ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น -3, -2, -1, 0, 1, 2, 3 เป็นต้น
- เลขทศนิยม คือ ตัวเลขที่มีจุทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 4.00 หรือ จำนวนที่มีเศษ เป็นทศนิยมก็ได้ เช่น 3.22, 4.25, 2.35, 5.245, 354.54, 435.545, -45.679 เป็นต้น
เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบ คือ
ก) แบบที่ใช้ทั่วไป
ข) แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์
4.2 ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (character data) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้ เช่น ICT, COMPUTER, Network, internet เป็นต้น
5) ประเภทของข้อมูล เราสามารถแบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภท ใหญ่ๆ ได้แก่
5.1) ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือข้อมูลที่ได้จากจากรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้องทันสมัย และมันปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ เช่นข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การจดบันทึกข้อมูลจากเครื่องอ่านบาร์โค้ด (barcode reader) ข้อมูลจากเครื่องอ่านลายนิ้มมือ (fingerprint reader) เป็นต้น
5.2) ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้แล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้ เช่น ข้อมูลสภาพอากาศจากกรมอุตุนิยมวิทยา ข้อมูลปักปันเขตแดนจากกรมแผนที่ทหาร ข้อมูลทางสถิติต่างๆ ที่มีการบันทึกไว้แล้ว ข้อมูลจากรายงานการวิจัย เป็นต้น
2.2 กระบวนการจัดการสารสนเทศ
เราสามารถแบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1) การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
1.1) การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ผ่านแป้นพิมพ์ตัวอักษร การอ่านข้อมูลจากเครื่องอ่านบาร์โค้ด การบันทึกเสียงผ่านไมโครโฟน (microphone) เป็นต้น
1.2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ซึ่งหากผิดพลาดก็จะต้องแก้ไข โดยใช้สายตาคนหรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ
2) การประมวลผลข้อมูล ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
2.1) การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บควรจดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ให้ชัดเจน เพื่อเตรียมใช้งานต่อไป
2.2) การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่แล้ว ก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรืออักขระเพื่อสะดวกประหยัดเวลาในการหาข้อมูล
2.3) การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงความสำัคัญของข้อมูลต่างๆแล้ว ควรสรุปข้อมูลเหล่าั้นั้นให้กระชับและได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
3.1) การเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ เช่น ฮาร์ดดิสก์ ทัมบ์ไดรฟ์ (thumb drive) เป็นต้น
3.2) การทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับเสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลที่ทำสำเนาไว้มาใช้ได้ในทันที
4) การแสดงผลข้อมูล
4.1) การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทอย่างมาก เพราะหากได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วและทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ได้เต็มศักยภาพ ทั้งนี้การสื่อสารและการเผยแพร่ข้อมูลก็จะต้องมีประสิทธิภาพด้วย
4.2) การปรับปรุงข้อมูล หลังจากที่ได้เผยแพร่ข้อมูลไปแล้ว ก็ควรติดตามผลตอบกลับ (feedback) เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา แลควรจัดเก็อย่างเป็นระบบเพื่อง่ายต่อการใช้งาน
2.3 ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
1) ระบบเลขฐานสอง
การสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลหรือสั่งงานจะต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลขศูนย์ (0) และหนึ่ง (1) โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า "บิต" (Binary Digit: Bit) และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิตมาเรียงต่อกัน 8 บิต (bit) เท่ากับ 1 ไบต์ (byte) จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ ทั้งภาษาไทยและอังกฤษได้
2) รหัสแทนข้อมูล
เพื่อให้การแลกเปลี่่ยนข้อความระหว่างคนกับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยมีรายละเอียดต่างๆ ดังนี้
2.1) รหัสแอสกี (American Standard Code Information Interchange: ASCII) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือเท่ากับ 1 ไบต์ แทนอักขระหรือสัญลักษณ์แต่ละตัว ซึ่งหมายความว่าการแทนอักขระแต่ละตัวจะประกอบด้วยตัวเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน
2.2) รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจากตัวอักษรบางประเภทเป็นตัวอักษรแบบรูปภาพ เช่น ภาษจีนและภาษาญี่ปุ่น ซึ่งมีตัวอักษรเป็นหมื่นตัว หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8 บิต จะแทนรูปแบบตัวอักษรได้เพียง 256 รูปแบบ ด้วยเหตุนี้จึงได้สร้างรหัสใหม่ขึ้นมาแทน โดยแทนตัวอักขระได้ 65,536 ตัว และยังใช้แทนสัญลักษณ์กราฟิกและสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้อีกด้วย
3) การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
ในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ จะต้องกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกัน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
3.1) บิต (bit) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในะบบเลขฐานสอง (0 กับ 1) ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล
3.2) ตัวอักขระ (character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆ โดยตัวอักขระแต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ในการแทนข้อมูล เช่น 0100 0001 ใช้แทนตัวอักขระ A เป็นต้น
3.4) เขตข้อมูล (field) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระเรียงต่อกัน เพื่อแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
3.5) ระเบียนข้อมูล (record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป
3.6) แฟ้มข้อมูล (file) กลุ่มของระเบียบข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป
3.7) ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆแฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อมระหว่างกัน
2.4) จริยธรรมในการใช้ข้อมูล
ประเด็นต่างๆที่น่าสนใจเกี่ยวกับจริยธรรมในการใช้ข้อมูล มีดังนี้
1) ความเป็นส่วนตัว
ความเป็นส่วนตัว (privary) ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง เช่น หมายเลขบัตร ATM หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน หมายเลขโทรศัพท์มือถือ หมายเลขบัตรเครดิต เป็นต้น ซึ่งหากข้อมูลเหล่านี้ถูกพวกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้างความเดือดร้อนให้แก่ข้อมูลได้
2) ความถูกต้อง
ความถูกต้อง (accuracy) ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลใดๆ ควรตรวจสอบความถูกต้องเสียก่อน เพราะถ้าผูรับข้อมูลได้ข้อมูลที่ผิด ก็จะไม่สามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์ได้เลย ซึ่งต้องเสียเวลาหาข้อมูลใหม่
3) ความเป็นเจ้าของ
ความเป็นเจ้าของ (property) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล ผูใช้จึงควรระมัดระวังในการนำข้อมูลต่างๆมาใช้งาน ว่าได้รับอนุญาติจากเจ้าของข้อมูลหรือไม่ ซึ่งหากละเมิดลิขสิทธิ์ก็จะมีความผิดตามกฎหมาย
4) การเข้าถึงข้อมูล
การเข้าถึงข้อมูล (accessibility) การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ก็เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือว่าเป็นการผิดจริยธรรมเช่นเดียวกับการละเมิดข้อมูลส่วนตัว
คำถาม ระบบเลขฐานสองมีวิธีคิดอย่างไร?